ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES

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Contenido

  • Evolución de la Administración de Operaciones.
  • Funciones de los Administradores de Operaciones.
  • Concepto de Productividad.
  • Estrategias de Compras y Características del departamento de compras.
  • Análisis, Selección, y Relación con los proveedores.
  • Las compras Justo a Tiempo.

ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES

La Administración de Operaciones puede emplearse en varias áreas de la empresa, como finanzas, marketing, calidad y recursos humanos, también administra los procesos productivos, integra las actividades para la producción de bienes y servicios, políticas, procedimientos, formulas, licencias, control, normas, legislación vigente, etc. Puede tomar decisiones en áreas de proceso, capacidad, inventarios, mano de obra, y calidad.

Funciones de los Administradores de Operaciones.

Ahora, es muy difícil saber cuándo se inició el estudio de la administración de la producción y operaciones; aunque desde la edad antigua el hombre viene produciendo bienes y prestando servicios. Por esta razón, se intentará realizar una descripción histórica sobre la evolución de la administración de la producción y operaciones.

Edad antigua. (4.000 años a.c. – siglo V) El hombre produce productos de manera rudimentaria. Por ejemplo, en el año 200, Roma era el centro del mundo comercial, principalmente de madera, vino, cereales, pieles, marfil, te. Para la producción de estos productos se utilizaba procedimientos empíricos y rudimentarios.

Edad media. (Siglos V-XV) La producción de bienes y la prestación de servicios se realizaban sobre la base de la utilización de la fuerza muscular del hombre; es decir, se destacaba en la época la manufactura.

Edad Moderna. (Siglos XVI–XVIII) La revolución industrial ocasiona el reemplazo de la mano de obra de la industria manufacturera por la invención de la época, como la energía del vapor y las máquinas, entre otros. A fines de esta época se inicia el estudio de la administración industrial.

Edad Contemporánea. (Siglos XVIII–XXI) En el siglo XIX, las relaciones obrero patronales desmejoran considerablemente. Los trabajadores eran explotados (trabajaban entre 12 y 13 horas diarias, no se atendían sus demandas laborales), con algunas excepciones. A pesar de este ambiente hostil, los administradores de la producción, de productos en general, lograron desarrollar diversos métodos de producción; por ejemplo, la distribución de la planta, la especialización del trabajo, la administración de materiales y la creación de incentivos, entre otros. En este siglo, Thomás Carlyle, en el libro de Riggs James., decía “Un salario justo por un trabajo justo: es la demanda más justa que los hombres gobernados hayan hecho al gobierno. Es el derecho imperecedero del hombre”.

Funciones de los Administradores de Operaciones.

Calidad de la Administración y de las Operaciones.

En los párrafos anteriores se han mencionado la importancia de que la calidad como filosofía de empresa y política de gerencia se debe originar en el más alto nivel e involucrar a toda la organización y a todo su personal, y no sólo está relacionada al producto únicamente como tradicionalmente. LA CALIDAD ES ESTRATEGICA.

Es por eso que debemos iniciar el proceso de calidad desde el ápice estratégica como promulgadora de políticas tendientes a lograr los objetivos empresariales y transmitir esta filosofía a todos los estamentos de la misma.

La Línea Media como elemento ejecutivo y vínculo con el núcleo operacional. La Tecno estructura como elemento formador y el Staff como elemento de apoyo son integrantes valiosos de esta estrategia y que le dan la continuidad necesaria a la misma.

En las operaciones es donde se ejecuta este proceso y el seguimiento inicial puede tomar tiempo hasta que la adopción de la filosofía sea total en la empresa.

Esta secuencia se puede indicar de la siguiente manera:

– Calidad de la organización

– Calidad del diseño del producto

– Calidad de las compras de materiales directos e indirectos

– Calidad del almacenaje y distribución física interna de entrada

– Calidad del proceso de transformación

– Calidad de la planta

– Calidad del trabajo

– Calidad del producto y servicio fabricado

– Calidad del almacenaje y distribución física interna de salida

– Calidad de las ventas y la comercialización

– Calidad de respuesta del mercado a nuestro producto

Estas operaciones de Producción, Logística y Ventas deben complementarse adecuadamente con la calidad del proceso financiero y de mercadeo, pero, sobre todo integradamente con la Calidad del Recurso Humano, el activo más valioso de toda la organización.

Un modelo esquemático de un Sistema de Calidad se presenta a continuación.

Calidad Total es el estado del arte en la gestión gerencial moderna. El efecto multiplicador de su aplicación es objetivamente presentado por Deming en lo que denomina la <<Reacción en Cadena de la Calidad>>, la cual se ilustra y en la cual se puede apreciar lo ventajoso que significa implementar una estrategia de Calidad Total en la Empresa.

Existen aspectos que en la actualidad no generan discusión tales como:

– La calidad se produce, no se inspecciona, ni controla.

– La calidad nace con el tiempo y se demuestra con la duración.

– Calidad en la fuente, en el origen

– Calidad de la organización

– Competir con calidad.

– Productividad basada en calidad.

– Calidad y costos.

– Calidad y producto.

Este es un resumen de un artículo que lo tengo completo, además tengo: Fases de Implementación de la Calidad Total, Visión Misión, FODA, ejemplo de Metas y Objetivos, Marco Estratégico, Liderazgo, el gerente excelente los cuatro estilos de liderazgo, Calidad Atractiva (ejemplo aplicativo) y Curso de SPC (Control Estadístico de Procesos).

Ademas de estos temas, me gustaría intercambiar sobre temas de Contaminación ambiental, ya sea minera, industrial, etc; patentes, metalurgia, química, alimentos, seguridad hospitalaria, etc.

 Proceso. Las decisiones de esta categoría determinan el proceso físico o instalación que se utiliza para producir el producto o servicio. Las decisiones incluyen el tipo de equipo y tecnología, el flujo de proceso, la distribución de planta así como todos los demás aspectos de las instalaciones físicas o de servicios. Muchas de estas decisiones sobre el proceso son a largo plazo y no se pueden revertir de manera sencilla, en particular cuando se necesita una fuerte inversión de capital. Por lo tanto, resulta importante que el proceso físico se diseñe con relación a la postura estratégica de largo plazo de la empresa.

 Capacidad. Las decisiones sobre la capacidad se dirigen al suministro de la cantidad correcta de capacidad, en el lugar correcto y en el momento exacto. La capacidad a largo plazo la determina el tamaño de las instalaciones físicas que se construyen. A corto plazo, en ocasiones se puede aumentar la capacidad por medio de subcontratos, turnos adicionales o arrendamiento de espacio. Sin embargo, la planeación de la capacidad determina no sólo el tamaño de las instalaciones sino también el número apropiado de gente en la función de operaciones. Se ajustan los niveles de personal para satisfacer las necesidades de la demanda del mercado y el deseo de mantener una fuerza de trabajo estable. A corto plazo, la capacidad disponible debe asignarse a tareas específicas y puestos de operaciones mediante la programación de la gente, del equipo y de las instalaciones.

 Inventarios. Las decisiones sobre inventarios en operaciones determinan lo que debe ordenar, qué tanto pedir y cuándo solicitarlo. Los sistemas de control de inventarios se utilizan para administrar los materiales desde su compra, a través de los inventarios de materia prima, de producto en proceso y de producto terminado. Los gerentes de inventarios deciden cuánto gastar en inventarios, dónde colocar los materiales y numerosas decisiones más relacionadas con lo anterior. Administran el flujo de los materiales dentro de la empresa.

 Fuerza de trabajo. La administración de gente es el área de decisión más importante en operaciones, debido a que nada se hace sin la gente que elabora el producto o presta el servicio. Las decisiones sobre la fuerza de trabajo incluyen la selección, contratación, despido, capacitación, supervisión y compensación. Estas decisiones las toman los gerentes de línea de operaciones, con frecuencia con la asistencia o en forma mancomunada con la gerencia de recursos humanos. Administrar la fuerza de trabajo de manera productiva y humana, es una tarea clave para la función de operaciones hoy en día.

 Calidad. La función de operaciones es casi siempre responsable de la calidad de los bienes y servicios producidos. La calidad es una importante responsabilidad de operaciones que requiere del apoyo total de la organización. Las decisiones sobre calidad deben asegurar que la calidad se mantenga en el producto en todas las etapas de las operaciones: se deben establecer estándares, diseñar equipo, capacitar gente e inspeccionar el producto o servicio para obtener un resultado de calidad.

 Proceso. Las decisiones de esta categoría determinan el proceso físico o instalación que se utiliza para producir el producto o servicio. Las decisiones incluyen el tipo de equipo y tecnología, el flujo de proceso, la distribución de planta así como todos los demás aspectos de las instalaciones físicas o de servicios. Muchas de estas decisiones sobre el proceso son a largo plazo y no se pueden revertir de manera sencilla, en particular cuando se necesita una fuerte inversión de capital. Por lo tanto, resulta importante que el proceso físico se diseñe con relación a la postura estratégica de largo plazo de la empresa.

 Capacidad. Las decisiones sobre la capacidad se dirigen al suministro de la cantidad correcta de capacidad, en el lugar correcto y en el momento exacto. La capacidad a largo plazo la determina el tamaño de las instalaciones físicas que se construyen. A corto plazo, en ocasiones se puede aumentar la capacidad por medio de subcontratos, turnos adicionales o arrendamiento de espacio. Sin embargo, la planeación de la capacidad determina no sólo el tamaño de las instalaciones sino también el número apropiado de gente en la función de operaciones. Se ajustan los niveles de personal para satisfacer las necesidades de la demanda del mercado y el deseo de mantener una fuerza de trabajo estable. A corto plazo, la capacidad disponible debe asignarse a tareas específicas y puestos de operaciones mediante la programación de la gente, del equipo y de las instalaciones.

 Inventarios. Las decisiones sobre inventarios en operaciones determinan lo que debe ordenar, qué tanto pedir y cuándo solicitarlo. Los sistemas de control de inventarios se utilizan para administrar los materiales desde su compra, a través de los inventarios de materia prima, de producto en proceso y de producto terminado. Los gerentes de inventarios deciden cuánto gastar en inventarios, dónde colocar los materiales y numerosas decisiones más relacionadas con lo anterior. Administran el flujo de los materiales dentro de la empresa.

 Fuerza de trabajo. La administración de gente es el área de decisión más importante en operaciones, debido a que nada se hace sin la gente que elabora el producto o presta el servicio. Las decisiones sobre la fuerza de trabajo incluyen la selección, contratación, despido, capacitación, supervisión y compensación. Estas decisiones las toman los gerentes de línea de operaciones, con frecuencia con la asistencia o en forma mancomunada con la gerencia de recursos humanos. Administrar la fuerza de trabajo de manera productiva y humana, es una tarea clave para la función de operaciones hoy en día.

 Calidad. La función de operaciones es casi siempre responsable de la calidad de los bienes y servicios producidos. La calidad es una importante responsabilidad de operaciones que requiere del apoyo total de la organización. Las decisiones sobre calidad deben asegurar que la calidad se mantenga en el producto en todas las etapas de las operaciones: se deben establecer estándares, diseñar equipo, capacitar gente e inspeccionar el producto o servicio para obtener un resultado de calidad.

  • Concepto de Productividad.
  • Conceptos como productividad, competitividad, eficiencia, eficacia, profesionalidad o intensidad del trabajo están omnipresentes en las informaciones, debates y análisis de la situación económica actual. En el alud de informaciones al que estamos sometidos, observamos que uno de los problemas comunes es que se suelen confundir dichos conceptos al referirnos a una determinada realidad, sea como individuo, empresa, región o país involucrados en los procesos económicos. Una confusión que, por ejemplo, en el caso de los gobiernos puede conducir a una toma de decisiones errónea o a medidas cortoplacistas para obtener rápidamente unos beneficios coyunturales, pero que, en el medio y largo plazo, puede implicar grandes perdidas. Por ejemplo, en el caso español, los recortes del gasto en investigación  y en educación para reducir el déficit actual conllevará en las próximas décadas una pérdida de productividad y competitividad en una economía donde el conocimiento cada vez tiene más peso. Vamos a repasar dichos conceptos.

Concepto de Productividad

  • La productividad es uno de los conceptos relevantes en cualquier análisis de los procesos económicos actuales, sobre todo en una economía globalizada. Es, en definitiva, el indicador para medir la utilización óptima de los recursos (costes) en la producción de bienes y servicios. Esta utilización óptima de los recursos se traduce en obtener más cantidad y/o calidad de productos o servicios, o conseguir unos costes de producción o prestación de servicios menores por unidad de producto o servicio.
  • La productividad, históricamente, se reducía básicamente a los factores trabajo y capital. Hoy, cualquier análisis de la productividad debe considerar un gran número de factores: las inversiones y los flujos de créditos; la I+D+i (Investigación, Desarrollo e innovación); las normativas reguladoras (relaciones laborales, ambientales, seguridad, etc.) de la actividad económica según los diferentes gobiernos (sean locales, autonómicos, estatal o Europeo en nuestro caso); las subvenciones, las desgravaciones, los impuestos, las tasas o cotizaciones; la tecnología (equipamientos e infraestructuras) y el conocimiento (métodos y procesos); los costes energéticos; la calidad de los recursos humanos (formación y habilidades); etcétera. Por lo tanto, “medir” la productividad requiere un análisis multifactorial donde se deben considerar todos estos factores y sus interrelaciones. También comentar que es un error reducir, en general, el concepto de productividad al de “productividad en el trabajo”; o confundir la productividad con la rentabilidad; o considerar que la simple reducción de costes siempre mejora la productividad; o, entre otros, reducir los problemas de la productividad a simples problemas técnicos o de gestión.

Estrategias de Compras y Características del departamento de compras.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Concepto

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.

Importancia del Departamento de Compras

Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos.
Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá en costos más bajos.

Objetivos del Departamento de Compras

· Comprar los materiales para los propósitos buscados
· Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
· Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
· Procurar materiales al precio más bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido.
· Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
· Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor.
· Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflación o escases.
· Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras coladas.

Factores en la decisión de una compra

Los tres principales factores en la decisión de una compra son:
1. La calidad
2. La funcionalidad
3. El precio

1. La calidad
No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por sí mismo no denota mayor calidad en el producto.

2. El precio

Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica que ya no es una guía confiable para un comprador.
En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su elección en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que más bien está moviéndose por la calidad, se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la calidad que el cliente está solicitando.
El área de compras tiene la obligación de comprar justo los materiales que ayuden a abatir los costos de producción para que ésta resulte de la calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa.
En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el costo de producción se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminuye, ya que es él quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto.

3. Funcionalidad

Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar qué función van a desarrollar en beneficio del producto final.
Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseño o describir solamente sus características no es la aproximación adecuada, lo importante es definir qué función van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta función debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio.

Políticas de compras

Las políticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas deben estar acordes con las políticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las políticas de compras son:

1. Deben estar claramente expuestas.
2. Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica.
3. Indicar los factores limitativos y determinantes.
4. Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.

Funciones de Departamento de Compras

· Adquisiciones

Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.

· Guarda y Almacenaje

Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas).

· Proveer a las demás áreas

Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

Análisis, Selección, y Relación con los proveedores.

Los proveedores con que cuente una empresa determinarán en gran medida el éxito de ésta. Contar con buenos proveedores no sólo significa contar con insumos de calidad (y, por tanto, poder ofrecer productos de calidad), sino que también significa poder mantener bajos costos, o la seguridad de saber que podemos abastecernos de productos cada vez que lo requiramos.

Por lo que cada vez que tengamos que elegir a nuestros proveedores, debemos tomarnos nuestro tiempo, y buscar y seleccionar bien a éstos.

La selección de proveedores contempla criterios de calidad, medioambientales, seguridad y salud laboral, económica y social, debiendo realizarse de manera objetiva, justa e imparcial, sin ningún tipo de preferencias hacia persona o entidad, que no sea el interés de la empresa y clientes.

1.- Conceptualización de Proveedores

Proveedor es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una comunidad. El término procede del verbo proveer, que hace referencia a suministrar lo necesario para un fin.

2.- Importancia de los Proveedores confiables en las empresas modernas.

Si una empresa cumple todas las promesas de venta o de servicio que establecen, el cliente puede confiar en la empresa para cualquier necesidad futura, con la certeza de que no perderá tiempo ni dinero. Cumplir las promesas genera confianza en el cliente y le permite optimizar su tiempo, que hoy en día es el activo más valioso de todos y a nadie le sobra tiempo para quejas y esperas.

Una empresa incumplida perjudica el tiempo de sus clientes, ocasionando molestias que pueden conducirlo a comprar con la competencia. Pero el daño no es sólo para los clientes externos, también hay daños al interior de la empresa, desafortunadamente el cliente interno no puede cambiar de proveedor, por lo que la relación laboral se ve seriamente afectada.

Para el cliente final un proveedor confiable significa obtener lo que paga sin desperdiciar su tiempo, y para el cliente intermediario significa realizar más negocios con clientes finales. La experiencia nos enseña que los distribuidores o mayoristas pierden importantes oportunidades de venta por falta de cumplimiento de parte del proveedor.

Conceptos como “Just in time” y “cero inventarios” aplicados en la industria automotriz provienen del factor confiabilidad. En el caso de las empresas automotrices, éstas no correrían el riesgo de quedarse sin inventarios de materia prima si no contaran con proveedores confiables.

3.- Decisión en la selección del Proveedor. Criterios y datos básicos

Para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver si con los productos o materia prima que ofrece van a tener un alto impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad. Por consiguiente, la decisión sobre la selección del proveedor es la decisión más importante que se puede hacer en el departamento de compras.

El propósito de la selección, es el de establecer una lista de aquellas empresas u organizaciones que nos ofrecen sus productos o materias primas para poder pedirles posteriormente una cotización sobre sus productos.

La decisión para seleccionar a los proveedores consistirá principalmente de las siguientes características:

♦ Que sus productos tengan la calidad satisfactoria
♦ Que envíe el pedido oportunamente
♦ El precio, que sea el más bajo
♦ El servicio que preste sea excelente.
♦ Que sus productos vengan con garantía de devolución por si tiene algún defecto o no son los requeridos.
♦ Entre otros.

Algunas de las cosas que también se toman en cuenta del proveedor, son su historial pasado, instalaciones, fuerza técnica, nivel financiero, de organización y de administración, reputación, y localización.

► Criterios de selección de proveedores.

Los criterios que se suelen tener en cuenta, por orden de importancia, son:

♦ Precio, teniendo en cuenta la calidad.

♦ Calidad del producto.

♦ Calidad del servicio. Asistencia técnica, servicio posventa. Muy importante en maquinaria, equipos industriales y de oficina, etc.
♦ Plazos de entrega. En muchos casos es importante que la entrega sea rápida, ya que se precisan menos materias primas paradas en almacén.

♦ Otros criterios: prestigio de la marca y el producto.

4.- Relación comprador vendedor

Para tener éxito en las ventas, es imprescindible una buena interacción entre compradores y vendedores. Aunque a veces puede haber malentendidos. Resolverlos es cuestión de saberse comunicar bien.

Con el transcurso del tiempo se comenzó a advertir la necesidad de una mejor relación entre comprador – vendedor. Desde entonces se ha buscado diseñar mecanismos para perfeccionar la relación entre ambas partes con un beneficio mutuo, lo que derivara en:

♦ Aumento de calidad ♦ Reducción del tiempo de entrega
♦ Asegurar el negocio para ambas partes ♦ Disminución del costo

Otra forma de relación comprador – vendedor es el abastecimiento en una sola fuente, se trata de acuerdos con un solo proveedor. En el sistema JIT (Just in time) la relación es de alto valor agregado, ya que de la exactitud operatoria del proveedor depende la posibilidad de producción del cliente. Este sistema produce un bajo costo de almacenaje y una mejora en los pronósticos de compra.
5.- Compra al fabricante o al distribuidor

La compra ha sido siempre básica para el progreso y la riqueza del hombre, trátese de su riqueza personal o como parte de sus funciones ya organizadas en grupo. Toda actividad industrial, de comercio y/o de servicio, exige materiales y suministros para su funcionamiento.

“El fabricante vende al mayorista grandes volúmenes y éste vende al detallista en pequeñas cantidades que luego éste último ofrece al detalle al consumidor final”.

Ubicados principalmente en los centros de abasto o plazas mayoristas y zonas populares comerciales de las grandes ciudades. Son organizaciones comerciales constituidas por varias empresas de un mismo grupo económico o de un mismo sector que se constituyen en entes jurídicos independientes para realizar las compras totales para el servicio de todas las empresas que las conforman y mejorar así su capacidad de negociación.

Distribuidores:
Para hablar de los distribuidores, acerca del papel que juegan en la distribución para que los productos lleguen al consumidor final y por el alto volumen de sus compras al abricante, este canal es de gran importancia para los proveedores y goza de ciertos beneficios y convecciones que normalmente no tienen otros canales que utilizan los proveedores. Asimismo, se señalan los aspectos más importantes que identifican y diferencian a los distribuidores.

Realizar grandes volúmenes de compras y al igual que los mayoristas, reciben la mercancía generalmente es un mismo sitio; estos representa una economía en el manejo de los despachos, fletes y facturación, que le permite lograr condiciones especiales de negociación.

Los márgenes de comercialización varían notablemente dependiendo de su exclusividad, competencia, condiciones de negociación y rotación de las líneas que tienen en su sistema de distribución.

La unidad de venta también varía con el tipo de productos y las políticas de cada distribuidor.

Los proveedores que entienden y le dan importancia a la función de la distribución adecuan sus empaques en unidades mínimas y sub.-empaques, para facilitar una rápida y eficiente distribución.

6.- Fuente de información respecto a los proveedores

Para la búsqueda de proveedores podemos acudir a diversas fuentes, algunas de éstas son:

♦ Conocidos: personas que nos puedan recomendar proveedores, ya sea porque los conocen al estar o haber estado en negocios similares al nuestro, o por cualquier otra razón.

♦ Trabajadores de la empresa: trabajadores que probablemente conozcan proveedores con los que hayan trabajado anteriormente en sus antiguos empleos.
♦ Competencia: empresas competidoras a las cuales podemos investigar para saber cuáles son sus proveedores.

♦ Diarios, revistas y publicaciones especializadas: medios en donde varias empresas proveedoras suelen publicar sus anuncios.

♦ Internet: buscadores, anuncios clasificados, directorios, foros, cámaras de comercio, asociaciones empresariales, etc.

♦ Páginas amarillas.

♦ Ferias o exposiciones especializadas.

Al realizar la búsqueda de proveedores, podemos hacer una preselección en donde descartemos los proveedores que no cumplan con requisitos básicos tales como la calidad en el producto, o que sobrepasen el máximo precio que estamos dispuestos a pagar, de modo que podamos elaborar una lista de proveedores que no sea tan extensa.

7.- Condiciones de negociación

La elección del proveedor adecuado se hará finalmente en función de la negociación de condiciones establecidas por el cliente.

El negociar con proveedores, es cosa de:

♦ Tener claridad en nuestras necesidades.

♦ Saber guiar al proveedor hacia donde nosotros queremos que vaya.

♦ Entender y hacérselo saber, que él trabaja con nosotros y no para nosotros, y que si nosotros perdemos el también pierde.

♦ No tener un solo proveedor, ni un solo mayorista y saber cuándo contactarse con cual.

♦ Tabular todos los datos, para así tomar una buena decisión.
♦ Tener reunión con los proveedores, para acercarlos a nuestra empresa y conozcan el área de trabajo, y así nosotros conocer su forma de trabajo y a su empresa.

♦ Mantenerlos en la incertidumbre, para obtener más y respetar a los otros proveedores.

♦ Solicitarles que nos mantengan al día de precios ofertas y novedades, de esta forma, él se puede adelantar a nuestras necesidades y nosotros sabremos que está interesado en negociar.

8.- Relaciones con los Proveedores

Ver al proveedor como a un adversario es contra productivo. Las relaciones cercanas y a largo plazo con unos pocos proveedores son una mejor forma. Una buena relación con el proveedor es aquella en la que éste está comprometido a ayudar al comprador a mejorar su producto y ganar pedidos. Los proveedores pueden ser una fuente de ideas sobre nueva tecnología, materiales y procesos. Las compras son un modo de transmitir esta información a la gente apropiada en la organización.

Además, las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el comprador está comprometido a mantener informado al proveedor de posibles cambios en el producto y en el programa de producción. La función de compras y los proveedores deben desarrollar relaciones mutuamente ventajosas.

Las compras Justo a Tiempo.

Una gestión de compras efectiva no sólo encuentra proveedores excepcionales dondequiera que estén, sino que también debe encontrar proveedores que deseen correr el riesgo asociado con nuevos productos.

Ninguna organización encuentra que sea económico fabricar todo el material que utiliza. Las ventajas de la especialización son demasiado importantes. La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa, así que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio.

La actividad de compras:

  1. Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de forma externa.
  2. Desarrolla, evalúa y determina el mejor proveedor, precio y entrega de estos productos y servicios.

Entornos de operaciones.

En los entornos de operaciones, la función de compras es generalmente manejada por un agente de compras quien posee la autoridad legal para ejecutar contratos en nombre de la empresa. En una empresa grande, el agente de compras puede también tener personal que incluye compradores y despachadores.

En las empresas manufactureras, la función de compras está respaldada por planos de ingeniería y especificaciones, documentos de control de calidad y actividades de pruebas, que evalúan los artículos comprados.

Entornos de servicios.

En muchos entornos de servicios, el papel de las compras es menos importante porque el producto final es intelectual. Sin embargo, en otros servicios como el transporte y restaurantes, la función de compras es crítica.

En el segmento servicios mayoristas o detallistas, las compras se realizan a través de un comprador que es responsable de la venta y de los márgenes de beneficio de la mercadería comprada. Los compradores, normalmente, deben confiar en el comportamiento histórico del proveedor o en las clasificaciones estándares.

Fabricar o comprar.

Normalmente, el personal de compras, ingeniería y fabricación participan en estas decisiones. Sin embargo, la evaluación de proveedores alternativos y la preparación de datos relevantes para la alternativa de compra sigue siendo responsabilidad del departamento compras. Es necesaria una revisión periódica de la decisión de fabricar o comprar, ya que tanto la competencia de los proveedores y sus costos, como los costos y capacidad de la empresa, cambian.

CONCLUSIONES

De lo anterior he concluido que las empresas deben procurar tener y mantener una buena relación con sus proveedores ya que esta le permitirá estar por sobre su competencia, negociar favorablemente y solucionar cualquier problema relacionado con calidad, cantidad, entrega y precio de los productos en el momento adecuado.

En gran parte el éxito de una empresa es posible cuando los proveedores son tan confiables que pasan a convertirse en verdaderos socios estratégicos, lo que permite confirmar la gran importancia que tiene un cuidadoso proceso de selección y evaluación de los proveedores, que reduce la incertidumbre del comprador cuando debe tomar una decisión de compra.