La importancia de la administración de proyectos

5.1. La importancia de la administración de proyectos http://www.ulacit.ac.cr/files/materias/images/detail/silabo_625_consultoria_500px_mexico.jpg http://image.slidesharecdn.com/1-140902234156-phpapp01/95/1-importancia-de-la-administracin-1-638.jpg?cb=1409734083




El desarrollo de un nuevo sistema debe administrarse y dirigirse con mucho cuidado, y probablemente la forma en que se ejecute el proyecto sea el factor más importante que influya en su resultado. Ésta es la razón por la cual es fundamental tener conocimientos sobre la manera en que se administran los proyectos de sistemas de información y acerca de cómo y por qué tienen éxito o fallan.

Proyectos descontrolados y fallas de sistemas

Es muy probable que un proyecto de desarrollo de sistemas sin la administración apropiada sufra las consecuencias siguientes:

♣ Costos que exceden lo presupuestado

♣ Demoras inesperadas

♣ Desempeño técnico inferior al esperado

♣ Falla en la obtención de los beneficios previstos

Los sistemas producidos por proyectos de información fallidos no se utilizan en la forma que se pretendía originalmente o no se usan en absoluto. El diseño real de un sistema podría no ser el adecuado para captar los requerimientos fundamentales del negocio o para mejorar el desempeño de la organización. Quizás la información no se proporcione con la rapidez suficiente para ser de utilidad, etc. Un sistema podría estar diseñado con una deficiente interfaz de usuario, que es la parte del sistema con la cual interactúan los usuarios finales. Tal vez, los datos del sistema sean demasiado imprecisos o inconsistentes. La información de algunos campos podría ser errónea o ambigua, o quizás no esté organizada adecuadamente para los propósitos del negocio.

Objetivos de la administración de proyectos




Un proyecto consiste en una serie planeada de actividades relacionadas cuyas finalidad es alcanzar un objetivo de negocios específico. Los proyectos de sistemas de información comprenden el desarrollo de nuevos sistemas de información, mejoras a los sistemas existentes o proyectos para reemplazar o actualizar la infraestructura de tecnología de la información de la empresa. La administración de proyectos se refiere a la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar objetivos específicos dentro de un presupuesto y un tiempo determinado. Las actividades que incluyen son la planeación del trabajo, la organización del trabajo, la adquisición de recursos humanos y materiales, la asignación de tareas, la dirección de actividades, el control de la ejecución del proyecto, el informe de avance y el análisis de los resultados. La administración de proyectos para sistemas de información debe ocuparse de:

♣ El alcance: define qué trabajo corresponde a un proyecto o está fuera de él. La administración de proyectos define todo el trabajo necesario para completar con éxito un proyecto y debe garantizar que el alcance de un proyecto no se extienda más allá del que originalmente se determinó.

♣ El tiempo: consiste en la cantidad de tiempo requerido para realizar el proyecto. La administración establece la cantidad de tiempo necesario para terminar los principales componentes de un proyecto. Estos componentes se dividen en actividades y tareas y así la administración determina el tiempo requerido para realizar cada tarea y establece un calendario para terminar el trabajo.




2 ♣ El costo: se basa en el tiempo para terminar un proyecto, multiplicado por el costo de los recursos humanos requeridos para este fin. En el se incluyen el costo del hardware, software y el espacio de trabajo. La administración desarrolla un presupuesto para el proyecto y supervisa los gastos durante el avance de éste.

♣ La calidad: es un indicador de qué tan bien satisface el resultado final de un proyecto los objetivos especificados por la administración. También se considera la precisión y puntualidad de la información producida por el nuevo sistema, así como la facilidad de uso.

♣ El riesgo: se refiere a los problemas potenciales que podrían amenazar el éxito de un proyecto.

5.2. Selección de proyectos

Las empresas tienen que elegir de entre este grupo de proyectos que prometen los mejores beneficios para el negocio. La estrategia general de negocios de la empresa debe impulsar la selección de proyectos.

Estructura administrativa para proyectos de sistemas de información

En la cima se encuentran el grupo de planeación estratégica y el comité de dirección de sistemas de información. El grupo de planeación estratégica es responsable de desarrollar el plan estratégico de la empresa. El comité de dirección de sistemas de información es el grupo de directivos responsables del desarrollo y la operación de los sistemas. El comité de dirección revisa y aprueba los planes para sistemas de todas las divisiones, se encarga de coordinar e integrar los sistemas y en ocasiones participa en la selección de proyectos específicos de sistemas de información. El equipo de proyecto es supervisado por un grupo de administración de proyectos, responsables de vigilar varios proyectos específicos de sistemas de información. El equipo de proyecto es responsable directamente de un proyecto de sistemas individual. La combinación de habilidades y el tamaño del equipo de proyecto dependen de la naturaleza específica de la solución de sistemas.

Enlace de proyectos de sistemas con el plan de negocios




Con el fin de identificar los proyectos de sistemas de información que reporten el mayor valor de negocios, se necesita desarrollar un plan de sistemas de información. El plan contiene una declaración de metas corporativas y especifica la manera en que la tecnología de información apoyará la consecución de esas metas. El informe muestra cómo lograrán los proyectos de sistemas específicos las metas generales. Identifica fechas y etapas específicas establecidas. Éste indica las decisiones claves de la administración relativas a la adquisición de hardware, telecomunicaciones, centralización/descentralización de la autoridad, los datos y el hardware, así como el cambio organizacional necesario. Incluyendo los requerimientos de capacitación de los directivos y los empleados, proyectos de reclutamiento, cambios en los procesos de negocios, y cambios en la autoridad, estructura o prácticas administrativas. Para que los planes sean efectivos, las empresas necesitan inventariar y documentar todas sus aplicaciones de sistemas de información y sus componentes de infraestructura de TI.

Análisis empresarial y factores críticos de éxito

Las principales metodologías para establecer los requerimientos de información esenciales de la organización como un todo son:

3 1. Análisis empresarial: sostiene que los requerimientos de información de una empresa sólo se pueden entender al examinar toda la organización en término de sus unidades organizacionales, funciones, procesos y elementos de dato. Se toma una muestra grande de gerentes y se le pregunta cómo usan la información, de dónde la obtienen, cuáles son sus objetivos, cómo toman sus decisiones y cuáles son los datos que requieren. Los resultados se acumulan en subunidades, funciones, procesos y matrices de datos. Los elementos de datos se organizan en grupos lógicos de aplicaciones. La desventaja consiste en que produce una enorme cantidad de datos difíciles de analizar y cuya recopilación es costosa. Las preguntas se enfocan a en qué se utiliza la información existente y no a los objetivos críticos y dónde se requiere la información. El resultado es una tendencia a automatizar todo los que existe en vez de desarrollar enfoques completamente nuevos para dirigir los negocios.




2. Factores críticos de éxito (FCE): sostiene que los requerimientos de información de una organización están determinados por una pequeña cantidad de factores críticos de éxito de los gerentes. Si es factible obtener estas metas, el éxito de una empresa u organización está asegurado. Los FCE están determinados por la industria, la empresa, el gerente y el entorno más amplio. El principal método que se utiliza son las entrevistas personales con algunos gerentes de alto nivel para identificar sus metas y los FCE resultantes. Estos FCE personales se acumulan para desarrollar un panorama de los FCE de la empresa. Luego se construyen sistemas para suministrar información sobre estos FCE. La ventaja es que produce menos datos por analizar que el análisis empresarial y las preguntas se concentran en un breve número de FCE en lugar de requerir una averiguación más amplia sobre la información que se utiliza en la organización. Es adecuado para la alta gerencia y para el desarrollo de sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS) y sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS). Este método concentra la atención empresarial en cómo se debe manejar la información. La desventaja es que no hay una forma particularmente rigurosa para acumular los FCE individuales en un patrón claro para la compañía. Además, los entrevistados se confunden al tratar de distinguir entre los FCE individuales y los de la organización, que no necesariamente son los mismos. https://iberinform.files.wordpress.com/2010/02/morosidad_1.gif

Análisis de cartera




Realiza un inventario de todos los proyectos y activos de sistemas de información de la organización, incluyendo infraestructura, contratos de subcontratación y licencias. Esta se puede describir como poseedora de cierto perfil de riesgo y beneficio para la empresa. Cada proyecto de sistemas de información conlleva su propio conjunto de riesgos y beneficios. Aunque no hay ningún perfil ideal para todas las empresas, las industrias de uso intensivo de la información deben tener algunos proyectos de alto riesgo y altos beneficios para asegurarse de permanecer a la par de la tecnología. Las empresas de industrias que no son usuarias intensivas de información deben enfocarse en proyectos de alto beneficio y bajo riesgo. Los sistemas de alto beneficio y bajo riesgo son los más deseables. Luego se deben examinar los sistemas de alto beneficio y alto riesgo, los sistemas de alto riesgo y bajo beneficio deben evitarse totalmente, y los sistemas de bajo beneficio y bajo riesgo se deben volver a examinar ante la posibilidad de reconstruirlos y reemplazarlos con sistemas más deseables que tengan beneficios más altos.

La administración puede determinar la óptima combinación de riesgos de inversión y beneficios para su empresa, equilibrando los proyectos de alto riesgo y alto beneficio con los más seguros pero de menores beneficios.